Un expediente organizado empieza antes de guardar el primer documento

Define qué expediente estás preparando

Antes de pedir documentos, identifica a quién pertenece el expediente y para qué se está preparando. Un expediente de trabajadora, uno de paciente y los documentos de la agencia responden a necesidades distintas. Mezclarlos desde el principio hace más difícil saber qué falta y quién debe resolverlo.

Trabaja con los requisitos que correspondan a tu operación y comprueba su vigencia. Esta organización interna facilita la revisión, pero no sustituye la comprobación de los requisitos aplicables.

Separa recibir, revisar y completar

Que un archivo haya llegado no significa que el trabajo esté terminado. Puede faltar una firma, una página o información necesaria. Define quién recibe, quién revisa y quién puede dar el documento por completo.

• Identificar el documento y el expediente al que pertenece.
• Revisar que sea legible, corresponda a la persona y esté completo.
• Asignar los pasos pendientes a una persona responsable.
• Conservar el documento final y el contexto necesario para encontrarlo.

Haz visible el siguiente paso

Una lista de pendientes debe ayudar a actuar. “Falta documentación” dice poco; “revisar la firma del acuerdo recibido” permite que otra persona continúe. El objetivo es que alguien pueda retomar el expediente sin reconstruir toda una conversación.

Acuerda un momento de revisión de los pendientes y de los documentos que necesitan renovarse. La frecuencia depende de tu operación; lo importante es que exista un responsable y un seguimiento.

Comprueba que el proceso funciona cuando cambia la persona

Elige un expediente y pide a otro miembro autorizado del equipo que localice el documento final y explique qué queda pendiente. Si necesita buscar mensajes o preguntar a quien lo preparó, has encontrado un punto que mejorar.

Puedes continuar con nuestras guías de expedientes o consultar el Centro de ayuda de Records para conocer los pasos concretos dentro del producto.