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Entrar a PayrollDónde hacerlo
Abre el expediente → índice a la izquierda → el ⋯ de cada fila («Opciones de …»)
- El Independent Contractor Agreement de HHA es una planilla editable de dos páginas. La oficina completa la tarifa por hora de HHA. La frecuencia y el día de pago son opcionales y pueden dejarse vacíos sin impedir la firma. El nombre y la función del representante quedan vacíos mientras se rellena. Se completan al firmar con la firma oficial elegida; si hay varias firmas, debes elegir una. La trabajadora lee las condiciones y firma. El aviso de precarga del ciclo anterior aparece junto a los pendientes durante cuatro segundos. Cuando la oficina aprueba nuevas condiciones, la solicitud pendiente del portal se sustituye por esa versión aprobada. Actualizar el catálogo no cambia un contrato ya aprobado por la oficina. Los contratos ya firmados conservan su versión original. Después de firmar la oficina, la vista muestra su firma y fecha; la firma de la trabajadora queda vacía hasta que ella firme.
- «Subir aquí» / «Resubir»: suelta el archivo sobre la fila o elígelo. Si la fila vigila una fecha, te la pedirá antes de archivar.
- «Rellenar»: abre la hoja de oficina en pantalla (ver «Hojas que llena la oficina»). Si la hoja va a dos turnos —tú pones lo de la agencia y la trabajadora firma lo suyo—, al cerrar tu turno la fila pasa a decir «Enviada — falta que la firme la trabajadora» y el papel sigue enseñando lo que llenaste. El documento final nace cuando los dos turnos terminan.
- «Pedir este documento»: le manda a la trabajadora el enlace para subir solo ese papel.
- «Renovar»: cuando el papel está por vencer; en hojas de oficina prepara el nuevo ciclo con los datos anteriores, en hojas de la enfermera se la pide a ella.
- «Ver» / «Ver PDF firmado» / «Imprimir» / «Versiones anteriores» / «Historial del requisito»: todo lo que pasó con ese papel, con quién y cuándo.
- Al abrir una planilla individual se conserva su orientación original: las hojas apaisadas, como Medication schedule, se leen en horizontal.
- El icono de la impresora vive en la barra blanca, sobre el papel. Si la fila tiene varios papeles —el frente y el dorso de una tarjeta, una segunda hoja—, imprime TODOS, en el orden del expediente, en un solo trabajo.
- Si te equivocaste de fila, el papel NO se queda atrapado: el botón «Editar» de la barra blanca, sobre el papel, tiene sus herramientas — «Girar», «Separar los documentos», «Mover a otra fila» y sus salidas: «Desechar este papel» y, solo si ese papel llegó dentro de un folder, «Devolver a por colocar» —sale de la fila y espera en la bandeja para ponerlo en la casilla correcta, no se borra nada—. Un papel que subiste derecho a la fila no tiene bandeja a la que volver: se lleva a otra fila o se desecha. Todas preguntan antes y te dicen qué va a pasar; todo queda en el historial.
- El paquete de consentimientos es UNA fila, no una por acuse, y se comporta como un CAJÓN: lo que metes se queda, y una hoja nueva nunca sustituye a la anterior (nada de ese paquete se renueva ni vence). Puedes soltar el paquete entero o las hojas una a una, en el orden que sea. Debajo verás «Lo que trae este paquete» — la lista de los acuses que incluye. Esa lista está para que sepas qué papel es: no cuenta ni frena nada. Lo que la fila sí vigila es el acuse que exige la ley (la atestación de background screening), y lo reconoce solo por dos caminos: si el paquete vino en el escaneo grande del folder, el escaneo ya la encontró dentro; si se subió por la fila o por el portal de la trabajadora (el paquete entero en un PDF o las hojas una a una), la fila la encuentra por su título impreso. Entonces la línea pasa a decir «Al día». Si no la reconoce, la fila y la carpeta dicen «Falta la ley» en rojo y la línea dice «Falta», con un «Vincular» que abre el paquete para que señales cuál de sus hojas es la atestación.
- «Adjuntar documento no requerido» (por carpeta): guarda un papel extra sin contarlo como requisito.
Puedes arrastrar las filas para reordenar el índice de ese cajón (también con Alt + ↑/↓). El orden se guarda para toda la clínica.
Una fila, una vigencia
Lo que vence es la fila, no cada hoja. Separar una hoja hacia una fila que ya tiene su papel — la otra cara de la tarjeta, una segunda página — es un conjunto: la hoja se une a ese papel con la fecha que la fila tenga (vigente, vencida o por pedir) y no se pregunta nada; la fila enseña las hojas apiladas. Desde «por colocar», un papel que cae en una fila vigente hereda su fecha igual. Confirmar la fecha en la fila vale para todas sus hojas. La renovación va por su puerta («Subir aquí» / «Renovar» / el portal de la trabajadora) y trae su propia fecha: el papel nuevo pasa a ser la vigencia de la fila y los anteriores salen de la fila a su historial.
Lo que falta se encuentra de un vistazo
Una fila cuyo papel todavía no ha entrado enseña su punto en ámbar — el mismo punto, nada más. Cuando a una carpeta le faltan uno o dos papeles, su cuenta sale en ámbar y la línea bajo su nombre dice cuáles («Falta: W-4 or W-9»). Y junto a la cuenta de arriba del índice, «Falta 1» te lleva directo a esa fila. Con más papeles por entrar (un expediente recién abierto, por ejemplo), el índice calla: la cuenta ya lo dice.
Lo que vence se ve venir
En el índice, una fila que está bien solo enseña su punto verde: nada que leer, nada que hacer (el papel, al abrir la fila, trae su propia fecha). La fila habla cuando alguien tiene que actuar: desde 30 días antes de vencer dice «Vence pronto · fecha» en ámbar (el vencimiento impreso; sin él, solo «Vence pronto») y cuenta en «Por vencer» en el panel; pasada la fecha dice «Venció fecha» en rojo y cuenta en «Vencidas». En un papel que solo trae la fecha en que se hizo y un ciclo de renovación (un curso anual), el sistema lleva su propia alarma — la fecha del curso más el ciclo — para decir «Vence pronto» y avisar; nunca pinta una fecha que el papel no trae. A los 30 días, a los 7 y al vencer, a la trabajadora le sale un correo y un SMS corto para que traiga la renovación por su portal — siempre que no quede nada por colocar en su expediente.
La guía que señala el expediente
La primera vez que abres un expediente, una guía te va señalando cada parte, una por una, y avanzas con «Siguiente»: qué es esta pantalla, el nombre (que abre la ficha de la persona), el tablón del equipo, pedirle los papeles, imprimir lo que falta, las dos listas, las carpetas, una fila y sus colores, los tres puntitos de la fila, el centro con el papel, la barra blanca del papel y el «⋯» del expediente. Sáltala o termínala y no vuelve sola; la ves otra vez cuando quieras desde el «⋯» del expediente → «Cómo se usa el expediente». Hay una segunda para colocar papeles, en «Cómo se colocan los papeles».