Centro de ayuda / LEYMAX PAYROLL

Del «Preparar el payroll» al pago cerrado

Preparar, avisar que está listo, cerrar y pagar; cada paso con quién puede hacerlo.

Cuando un período termina y sus datos están completos, el pago se prepara solo: el botón de arriba dice «Preparar el payroll» y lo abre al momento, ya hecho (mientras se prepara, «Preparando el pago…»); cuando ya entraste y saliste, dice «Continuar el cierre». Si llegas antes de que esté, «Preparar el payroll» lo prepara al momento. «Preparar el payroll» calcula el período y abre el cierre del payroll: una pantalla sin menú, con tres pasos arriba. Paso 1, «Revisar»: una línea con cuántas trabajadoras cobran, cuántas te necesitan, cuántas quedan fuera y el total a pagar (en el teléfono y la tablet, el total arriba y los cuatro números debajo, de dos en dos); debajo, la misma lista del Centro de Payroll, que en el teléfono y la tablet se recorre bajando la página entera: una fila por trabajadora con «Visitas», su nombre (que abre su expediente), «+ Añadir pago», la tarifa por hora, sus horas totales, el total, sus visitas, sus seguros, su identificador en tu sistema de visitas y su estado; con el mismo botón «Filtros» del Centro. Las que te necesitan van arriba; debajo, «Listas para pagar». Nada se abre al lado: el número de visitas de su fila («Ver visitas») abre sus visitas de este payroll como en el reporte de tu sistema de visitas (paciente, fecha, horario, servicio, horas, tarifa, importe, el total de cada paciente debajo de sus visitas, pagos aparte, overtime y el total); su nombre (o doble clic) abre su expediente completo; «+ Añadir pago» abre el pago aparte (bono, reembolso, sueldo) con su porqué; con algo añadido, tocar su importe enseña sus pagos aparte de ese período y cada uno se puede anular con su motivo. Si le falta la tarifa, su estado dice «Ponle su tarifa»: lo tocas y se abre su expediente en «Pacientes y tarifas»; tocas el paciente que falta, la pones, cierras y sigues en la lista: en cuanto la confirmas, su fila sale lista para pagar con su importe, sin esperar (el sistema termina de ponerle el precio a cada visita por detrás; si eso fallara, la fila vuelve a pedir la tarifa y la campana avisa). Si otra cosa la frena o espera, su estado lo abre para decidirlo. Mientras quede algo por corregir, «Confirmar payroll» no se enciende: al tocarlo te dice qué falta y te lleva a arreglarlo. Cuando ya está todo corregido y haces otro cambio, arriba sale «Actualizando el pago…» en el sitio del botón «Confirmar payroll», que desaparece esos segundos; al terminar, el aviso se va y el botón vuelve a su sitio. Paso 2, «Confirmar»: una sola tarjeta con el total y de dónde sale (visitas, overtime, pagos aparte, períodos anteriores); a su lado, «Cerrar el payroll», con quién lo preparó y el botón con el importe; y debajo, «Comprobado»: si todas tienen tarifa, si algo queda fuera (con su motivo), si hay algo pendiente y el overtime, con la comparación con el ciclo anterior al pie. Paso 3, «Pagado»: una sola tarjeta con el payroll cerrado (el total, cuántas trabajadoras, visitas y horas, y quién lo cerró y cuándo); a su lado, «Págales», donde apuntas lo que pagaste con «Ya les pagué» (cuánto, el día y, si quieres, una referencia) o, si activaste «Pagar por el banco», el archivo para tu banco; y abajo, los reportes de este pago (registro del pago, horas y costo por seguro, overtime, pagos aparte y pagado vs. confirmado) en PDF o Excel. Cuando lo apuntado llega al total, dice «Pagado · Cuadra ✓». Mientras el payroll se prepara, «‹ Centro de Payroll», arriba a la izquierda, te devuelve al Centro: el payroll ya está guardado tal como está, siempre, y allí el botón dirá «Continuar el cierre». Con el payroll cerrado, ese botón es «‹ Pagos» y te lleva al historial de pagos: un payroll cerrado ya no sale en el Centro de Payroll. Las visitas que tu sistema de visitas todavía tiene paradas no salen en el cierre: no entran en este payroll y entran solas en el siguiente cuando tu sistema de visitas las libere. Si falta algo para confirmar (una tarifa, un pago aparte añadido después de preparar), el botón «Confirmar payroll» te lo dice al tocarlo. Cuando cambias algo después de preparar (una tarifa, un pendiente, una diferencia, un pago aparte), el pago se pone al día solo: arriba dice «Actualizando el pago…» y, en unos segundos, ya puedes confirmarlo. Si cambias varias cosas seguidas (por ejemplo, varias tarifas), espera unos segundos a que termines y se pone al día una sola vez; si acabas de poner una tarifa, espera a que su recálculo termine; mientras tanto, en el sitio de «Confirmar payroll» se lee «Actualizando el pago…». Si algo nuestro falla al ponerlo al día, no tienes que hacer nada: sigue diciendo «Actualizando el pago…» y lo vuelve a intentar solo. Solo si falta algo que tú configuras (por ejemplo, el calendario de pago), arriba sale en ámbar «Volver a preparar», que al pulsarlo te dice qué falta. Al ponerse al día, si con los datos nuevos el pago sale igual, no se rehace: se queda el mismo pago, comprobado con lo último; y si pulsas «Volver a preparar» y no cambia nada, te lo dice: «El pago ya estaba al día». Sus estados son: «En preparación», «Preparado — revísalo», «Detenido — te necesita» (hay algo que frena el pago), «Listo para cerrar», «Aprobado — listo para cerrar» y «Cerrado — oficial». El botón depende de quién mira. El titular de la cuenta y el socio, con el pago preparado, ven «Cerrar el pago»: un solo acto que lo manda, lo aprueba y lo cierra, con una confirmación que dice el período, el importe y a cuántas trabajadoras, lo que se queda en espera y las diferencias sin aplicar. El gestor de nómina termina su parte y ve «Avisar que está listo»: el pago pasa a «Avisado: esperando el cierre», con la fecha, y puede seguir con lo suyo; al titular y al socio les llega en la campana y por correo «El payroll está listo para cerrar», con el enlace al pago. Ellos lo abren, revisan lo que quieran, trabajadora por trabajadora, y ven «Aprobar y cerrar» o «Devolver» con el motivo; en cuanto deciden, al gestor le llega el aviso y el correo («Tu pago quedó aprobado» o «Te devolvieron un pago», con el motivo). Si el titular encendió «El gestor puede cerrar el payroll» (en Mi cuenta → Reglas de pago, o al dar acceso a un gestor en Mi cuenta → Equipo), el gestor ve «Cerrar el payroll» y lo cierra él mismo, sin esperar; al titular y al socio les llega entonces «Se cerró el payroll: revísalo», en la campana y por correo. Con la regla encendida o apagada, pagarles («Ya les pagué»), el archivo para el banco y los cambios de cuenta son siempre del titular y el socio: al gestor esos botones no le aparecen. Si el titular apaga la regla justo mientras el gestor cierra, gana el titular: no se cierra y se le dice al gestor que avise. El aviso «El payroll está listo para cerrar» se apaga solo cuando el pago se cierra o se devuelve; los otros, cuando los abres. Si el correo no puede salir, la campana lo dice («No salió el correo de un pago») para que avises por otra vía. Si la oficina tiene encendida la separación de funciones, la misma persona que preparó no puede cerrar (tampoco el gestor con la regla): ve «Avisar que está listo». Cuando el pago lo preparó el sistema solo, quien lo manda a aprobar cuenta como quien lo preparó: lo firma otra persona. Por dentro son los mismos pasos de siempre, con sus comprobaciones, y todos quedan en la historia del pago con quién y cuándo. Van juntos: si uno no puede darse, no se da ninguno, el pago se queda como estaba y el cartel dice por qué. Mientras se están trayendo y calculando los datos de tu empresa (al pulsar «Actualizar payroll», al subir un reporte, o cuando se actualizan solos), «Preparar el payroll» espera a que termine, para que nadie prepare con datos a medias. Si la actualización no termina bien, deja de esperar y se dice. Si después de preparar llega una visita nueva, añades o anulas un pago aparte, o cambias si alguien de ese pago es empleada (W-2) o contratista (1099), el pago se pone al día solo para llevar lo último; mientras tanto, mandar a aprobación espera y lo dice. Si alguien firma justo cuando el pago cambió, se le pide revisarlo antes: nadie firma una versión que no vio. Cerrar es definitivo: esos pagos quedan protegidos contra el doble pago. Si luego una visita de ese pago cambia, no se ajusta sola: la diferencia se enseña en el pago siguiente y tú decides si se aplica (ver «Una visita ya pagada cambió»); lo que quedó en espera y se arregla entra solo en el pago siguiente. «Devolver» manda el pago otra vez a preparación sin perder nada. Cada vez que se prepara se crea una versión nueva; en «Pagado», bajo la historia, se comparan las versiones. Solo ves los botones que tu rol te deja usar; lo que no es de tu rol no te aparece (ver «Los roles del equipo»).

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